TERAMOTO くらしとterakoyaコラム

自宅勤務(テレワーク)で仕事がはかどる掃除術Part2:レイアウトと整理整頓
2020.06.04 お掃除コラム

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2020年に発生した世界的な感染症蔓延の影響で急速に普及したテレワークですが、緊急事態宣言が解除されてからも継続する企業が数多く存在します。中にはオフィスワークを手放す会社もあるそうです。いずれにしてもほとんどの業界においてテレワークの需要は拡大しているので、テレワークでの業務効率を上げ、同時に自身の健康を守る術を持たなければなりません。
そこで今回は、業務効率向上と健康維持に効果的な掃除術である「レイアウトと整理整頓」を紹介します。短時間で簡単に実践できるので、ぜひ試してみてください。

※自宅勤務(テレワーク)で仕事が捗る掃除術Part1はこちら

自宅勤務(テレワーク)における整理整頓・掃除の目的

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テレワークは効率的な業務形態と評される一方で、実は強い自制心が要求されます。なぜならば人目がないため緊張感に欠け、時間管理なども雑になりがちだからです。もし、そのような状況で整理整頓・掃除さえできないようだとどうなるでしょうか。想定される結果は以下になります。

■掃除をしないデメリット
・精神衛生が悪化する
・カビの影響で体調が悪くなる
・モチベーションが低下する
・業務効率が低下する

ただでさえテレワークで体を動かす機会が減っている状況なので、掃除も整理整頓もせず散らかった室内での作業はおすすめできません。業務効率の低下はもちろん心身の健康が損なわれていくでしょう。これから梅雨を控えているのでカビの健康被害も強く受けることが予想されます。

しかし、それは裏を返せば整理整頓・掃除を定期的に行えば、「健康でやる気に満ちた状態で非常に効率の良い仕事ができる」ということです。これは気のせいなどではなく、根拠となるデータが存在します。大阪商工会議所の調査によると、整理整頓をした人の40%以上にモチベーション向上がみられ、同じく約40%の人が業務効率向上およびコストの削減に成功したとされています。

また、掃除が精神衛生の改善に良いという科学的根拠もあります。具体的なメカニズムとしては、拭き掃除などの反復的な動作が脳を刺激し、「セロトニン」という精神を安定化させるホルモンが分泌されるのです。
以上のような莫大なメリットが期待できるので、掃除と整理整頓は意識的に習慣化していきましょう。
最後に、部屋のレイアウトを整えることによるメリットについて掘り下げて解説します。整理整頓の延長ではありますが、仕事に適したレイアウトを組むことでより快適に仕事ができます。具体的にレイアウトがテレワークに与える良い影響は以下です。

■テレワークでレイアウトを整えるメリット
・集中力がアップする
・長時間の作業が可能
・適度にリラックスが出来る
・センスの良いレイアウトはWeb会議で好印象を与える
・資料探しなどが容易になる

ここからわかるように、部屋のレイアウトを整えることで、テレワークのデメリットである「集中力の低下」などが軽減されるだけでなく、「リラックス効果」まで得られるのです。また、オフィスワークと異なり自分が快適だと感じるレイアウトで仕事ができるので、後述するレイアウト術を実践すれば、テレワークのメリットを最大限享受しつつ、仕事をすることができるのです。

掃除、整理整頓、レイアウトを意識して、快適なテレワークを実現しましょう。ライフワークバランスの取れた最高の生活に近づきます。

自宅勤務(テレワーク)の整理整頓

テレワークに限った話ではないですが、人は基本的に清潔ですっきりとした作業環境において、業務に集中しやすくパフォーマンスがアップすると言われています。つまり、綺麗な部屋とデスク周りがあってはじめて良い仕事ができるのです。しかし、具体的にどのように整理整頓すれば良いのか分からない人もいると思われます。そこで、ここでは整理整頓が上手になるテクニックを紹介します。

整理整頓のポイント1:部屋

テレワークが続くと、徐々に仕事の資料や機器が増え、部屋が散らかってしまう可能性があります。そのような時はあらかじめ「ものの種類」ごとに収納スペースを定めておくと良いそうです。例えば、「資料Aは引き出しの一番上」「資料Bは上から二番目」「機器Aは卓上」といったようにルール化しておくと良いでしょう。また、プリンターやスキャナーなど大きくて移動が難しいものについては、人の目に触れない場所に設置するほか、収納をすることですっきりとした印象の部屋になります。

整理整頓のポイント2:デスク周り

某収納スタイリストいわく、下記の5ステップで効率的に整理整頓できるそうです。

1.デスクの片づけたい場所のものを全て出して広げる。不要なものが明確になる。
2.捨てるもの、捨てないもの、保留の3種類に分ける。迷うものは保留にする。
3.いつも使うものだけをデスクに残す。
4.保留のものは箱などにまとめ、デスクの目につくところに置く。
5.保留のものは不要になったタイミングで捨てる。

基本的にはステップ1から5を繰り返すことで、常に綺麗なデスクを維持できます。

自宅勤務(テレワーク)に適した部屋のレイアウトとは

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テレワークに適した環境を作るためには、掃除と整理整頓が行き届いていることが基本です。なぜならば、心身の健康が保たれた状態で業務に集中する必要があるからです。ただし、肝心の部屋のレイアウトが不適切だとテレワークでのパフォーマンスが低下する可能性が高いです。ここではストレスなく業務に没頭できるようなレイアウトを作るため、いくつかのコツを解説します。

レイアウトのポイント1:プライベートと仕事の空間を区切る

テレワークのデメリットは誘惑が多く気が散りやすいところです。例えば生活空間と作業空間を同じにするのは、気持ちの切り替えという観点で、不適当な可能性が高いです。その対応策としては日常使いのデスクやチェアとは別に、仕事用のデスクとチェアを置き、業務以外のものが目に入らないようにすると良いでしょう。また、卓上に時計を設置して、自分の中でコアタイムを決定して業務に取り組むと、メリハリが出てより意欲的に業務に取り組めると思われます。

レイアウトのポイント2:座り心地の良い椅子を用意する

経済的な余裕があれば、デスクワーク用のチェアを購入しましょう。一般的にデスクワーク用チェアは体への負担が少なく、高さや背面の可動域も調整することもできます。つまり、長時間の作業を進めるうえで、通常のチェアよりも機能面が優れているのです。ただし、床へのダメージが大きいので、ラグマットなどを合わせて購入し、チェアの下に敷いておいた方が良いでしょう。もしもスペースの関係でチェアを置けないようならば、定期的に休憩を取るなどして体を痛めないようにしましょう。

レイアウトのポイント3:デスクにタスクライトを設置する

作業中に室内の光の差し方が気になって集中できない方はデスクにタスクライトを設置すると良いかもしれません。タスクライトは影が出にくいタイプの光を出すものもあれば、様々な色を発するものもあります。光の感じ方は人それぞれなので、ストレスなく作業ができるタイプのタスクライトを探してみましょう。ちなみに、一般的には温白色から昼白色の白っぽい光が作業するのに適当だと言われています。

レイアウトのポイント4:Web会議の背景は白い壁にする

Web会議が開催される際、自分の背景がどのようにカメラに映るか意識したほうが良いでしょう。なぜならば背景によって相手に与える印象が変わるからです。例えば、白い背景ならば無難なのですが、生活感が出るものが映ってしまったり、窓が近いために顔が影になってしまうのも良くありません。社内の方との会議ならまだしも、社外の方と会議をするときには「日差しが差さない」「背景はシンプルにする」など、最低限のカメラ映りには気を配りましょう。

自宅勤務(テレワーク)の三種の神器は「掃除」「整理整頓」「レイアウト」

テレワークは活用の仕方によって、仕事のパフォーマンスが大きく変わります。作業環境が適切なら業務効率化が実現し、反対に劣悪な環境では十分なパフォーマンスを発揮できないばかりか、心身に悪影響を及ぼします。当然、作業環境を整えることを優先的に考えなければなりませんが、その手段が「掃除」「整理整頓」「レイアウト」なのです。一旦作業環境さえ作ってしまえば、業務のみに集中できるようになります。本記事のテクニックを実践し、できるだけ早く自宅勤務(テレワーク)を自分のものにしましょう。