TERAMOTO くらしとterakoyaコラム

業務効率化に直結する機能性の高いオフィスのレイアウトとおすすめのオフィス家具の選び方
2021.11.17 業界コラム

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業務効率を上げるために、仕事の進め方などにさまざまな工夫を凝らしている企業は多いでしょう。しかし、それでも十分な効果が得られないこともあります。
その際には、オフィスレイアウトの見直しを検討してみてはいかがでしょうか。業務効率は、仕事のやり方だけでなく、オフィスレイアウトの影響も大きいです。ここでは、業務効率化に直結するオフィスレイアウトについて解説していきます。

業務効率化が必要な理由とは

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業務効率化が必要な理由について解説します。

働き方改革に対応するため

政府では働き方改革が進められており、厚生労働省が労働施策基本方針を定めています。現在の労働環境の問題点を改善して働きやすい社会にするのが狙いです。その内容は多岐にわたりますが、長時間労働の是正も盛り込まれています。
具体的には、時間外労働の削減や年次有給休暇の取得を促進する内容で、これに対応するには、業務効率化が必要不可欠です。

労働生産性を向上させるため

諸外国と比べると、日本は労働生産性が低いとされています。2019年のOECDのデータによると、時間あたりで見た日本の労働生産性はOECD加盟国37カ国中21位と真ん中よりも下でした。主要先進7カ国中では1970年以降ずっと最下位の状態です。

人口減少に対応するため

日本の総人口は年々減少しており、特に労働人口の減少が顕著です。
国立社会保障・人口問題研究所の『日本の将来推計人口(平成29年推計)』によると、2015年時点と比べて2040年には13%程度の人口が減ると予測されています。2053年には1億人を切るという予測もあり、将来的に多くの企業で現在よりも少ない人手で業務をこなさなければなりません。

※出典:「国立社会保障・人口問題研究所」日本の将来推計人口(平成29年推計)報告書
※出典:厚生労働省・都道府県労働局 ハローワーク「労働施策基本方針が策定されました」
※出典:「公益社団法人日本生産性本部」労働生産性の国際比較

オフィスレイアウトと業務効率化

業務効率化を図る方法は、業務フローの見直しやペーパーレス化などさまざまあります。その中でも、重要度が高いにもかかわらず、見落としがちなのがオフィスレイアウトです。では、オフィスレイアウトの改善がどのように業務効率に影響を与えるのか見ていきましょう。

集中しやすい環境

オフィス内では、デスクワークに従事している人が多いでしょう。職種にもよりますが、デスクワークは集中力が要求される面が多いです。オフィスレイアウトの関係で気が散りやすい環境だと、十分に集中できず業務効率が下がってしまう場合もあります。逆に、集中して仕事に取り組めるようなオフィスレイアウトなら、業務効率が上がる可能性も高いと言えるでしょう。

オフィス内での移動

仕事の内容によっては、上司や他部署の人に確認を求めるなどして、オフィス内を歩き回ることもあるでしょう。移動するのに時間がかかっている場合には、それだけ業務効率が悪いと言えます。1回の移動は小さなものかもしれませんが、積み重なれば大きいです。月単位や年単位で見れば、何時間もロスしているかもしれません。
そのため、オフィスレイアウトを見直して、移動にかかる時間を短縮できれば、業務効率も上がります。

ミーティング

ミーティングをする際、準備をするのに時間を取られてしまうことは多いでしょう。簡単に済む内容のミーティングでも、準備で業務効率を落としていることがよくあります。そのため、大々的に会議を行うときとは別に、簡単な打ち合わせを手軽にできるような環境を作るのが望ましいです。

休憩しやすい環境

適度に休憩を挟むことで、仕事のパフォーマンスやモチベーションも上がります。逆に、リフレッシュできる環境が整っていないと、疲れやストレスがなかなか取れません。その結果、仕事のパフォーマンスが低下し、だらだらと残業することになってしまいます。
業務量のわりに残業が多いようなら、休憩のときに社員がきちんとリラックスできているかどうか見直してみましょう。

オフィスレイアウトによる業務効率化のポイント

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次のようなポイントを中心に、オフィスレイアウトを見直してみましょう。

デスクレイアウトを工夫する

多くの企業で「島型」や「対向型」と呼ばれるデスクレイアウトが採用されています。これは、同じ部署のメンバーが向かい合う形でデスクを配置するものです。ただ、仕事内容によっては、「島型」ではなく他のデスクレイアウトの方が合っているケースもあります。
例えば、個人単位での作業が多い場合には、お互いに背を向ける「背面型」の方が合っているでしょう。視線を気にすることなく集中して作業に取り組めます。
他に、全員が同じ向きになるようにして配置する「同向型」も、集中しやすく、個人単位の作業に向いているデスクレイアウトです。
また、誰がどこの席を使用するのか、はっきりと決めない形のデスクレイアウトもあります。外回りが多い仕事や、他部署と行き来することが多い場合などに業務効率が上がるでしょう。

集中ブースを設置

集中ブースというのは、特定の席をパーテーションなどで囲ったもののことです。プログラマーなど集中力が特に要求される職種では、集中ブースを設置して使用することで、業務効率が上がります。
誰でも使えるようにいくつか集中ブースを設置して、必要なときだけ移動して使用するというのもいいでしょう。急ぎの仕事に取り組むときなどに使用すれば、残業時間の削減につながります。

ミーティング用の小スペースを設置

ミーティング用の小スペースがあれば、数人程度で少し打ち合わせなどをしたいときに便利です。空いている時間にいつでも使えるようにしておけば、準備も簡単で済むでしょう。準備にかかる時間のロスがなくなり、コミュニケーションも活性化しやすいです。
また、最近ではリモートワークをしているメンバーとオンラインミーティングをする機会もあるでしょう。その場合には、オンラインミーティング専用のスペースなども設置するといいかもしれません。

リフレッシュスペースを設置

オフィス内に休憩専用として使えるスペースを設置してみましょう。例えば、カフェスペースや仮眠スペースなどです。普段仕事をしているデスクとは別のところで休憩することで、いい気分転換にもなるでしょう。

照明を変えてみる

照明を変えてみることで、集中力が上がったりリラックスしやすくなったりすることもあります。
例えば、昼白色の照明なら太陽の光に近く、自然な色の光になります。基本的にどんな場所にでも使えますが、温かみが感じられる色でもあるため、ミーティングなどをする場所に使うといいでしょう。
また、昼光色の照明は昼白色よりも少し青みがかかっていて、集中力を高めやすいです。オフィスでの使用によく合うでしょう。
リフレッシュスペースには、リラックス効果のある電球色の照明がおすすめです。

オフィス家具選びも効率化につながる

オフィスレイアウトの見直しと併せて、オフィス家具選びも重要です。機能性の高いオフィス家具を設置することで、業務効率アップにつながります。
例えば、キャスター付きのラダーキャビネットがあると便利です。ミーティングを行うときには、そのまま簡単に移動できます。棚板の位置は自由に変えられるので、大きなものを収納しておきたいときなどにも便利です。
カフェスペースには、分別トラッシュボックスと飲み残し回収ボックスを設置するといいでしょう。飲み残し回収ボックスは、飲み物に入れた氷を捨てるときなどに便利です。内容器にザルが付いており、固形物なども分別できます。
トラッシュボックス
※商品ページ:トラッシュボックス

飲み残し回収ボックス
※商品ページ:飲み残し回収ボックス
※商品カタログ:オフィス関連製品

オフィスレイアウトの最適化で業務効率アップを目指そう

オフィスレイアウトを変更するだけで、集中しやすくなったり移動の時間を短縮できたりと業務効率アップにつながります。リフレッシュスペースを設置することで、疲れやストレスが取れやすく、仕事のパフォーマンスも上がるでしょう。
人口減少社会に適応するためにも、ぜひオフィスレイアウトを最適化し、業務効率アップを目指してください。