TERAMOTO くらしとterakoyaコラム

業務効率化は断捨離から始めよう!仕事やオフィス、事務所の捨て方のポイントとおすすめアイテム
2022.01.05 業界コラム

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仕事の効率が良くないと感じているときには、余計なものやいらないものが多すぎるのかもしれません。デスク周りなどを整理していらないものを捨てることで、仕事の効率をアップできることも多いです。
それと併せて業務の進め方などに関しても見直してみるといいでしょう。やらなくてもいいことに時間を割いていることもあるかもしれません。
ここでは、業務効率化のための断捨離について説明していきます。

オフィスと業務の断捨離が必要な理由

woman is doing the cleaning

オフィス内にものが散乱していても、断捨離の必要性を感じていない人もいるかもしれません。
業務に追われていると、断捨離をするのになかなか時間を割けないことも多いです。
しかし、次のような理由から、オフィスと業務の断捨離をする必要があります。
オフィス内にものが散乱していても、断捨離の必要性を感じていない人もいるかもしれません。業務に追われていると断捨離をするのになかなか時間を割けないことも多いです。
しかし、次のような理由から、オフィスと業務の断捨離をする必要があります。

必要なものをすぐに取り出せるようにするため

オフィスの中が整理されていなくても、どこに何があるのか把握している人は多いです。しかし、必要なものを取り出すときに、余計なものをどかすなどして、時間をロスしてしまっていることもあります。
1回だけなら少しの時間でも、積み重なると無駄な時間も増大します。

また、事務所内に今のところ何がどこにあるのか把握できていても、さらにものが増えると把握できなくなることもあるかもしれません。そうなると必要なものを探すのに時間がかかってしまいます。
本来の業務に費やすべき時間と労力を、ものを探すのに費やすことになるでしょう。その分だけ生産性が低下してしまいます。
事務所に用意している販促アイテムやグッズなども、さっと取り出せる場所に保管しておけば探す時間も省くことができます。
断捨離をして、不要なものを捨てれば、必要なものを取り出すのに時間も労力もかかりません。本来の業務に全力を注げるようになるでしょう。

スペースを有効活用するため

充分なスペースがないことで、業務効率の低下を招いているオフィスも少なくありません。その一方で、古くなって使わない書類などを大量に保管していることもあります。
もし、今後使うことがない書類なら、廃棄できないか検討してみましょう。
廃棄すればその分のスペースを確保でき、オフィスを広々と使えるようになるため、業務効率アップにつながります。
デスクの上から余計なものがなくなることで、掃除もしやすくなるでしょう。

ハンディミストHMⅡ

withコロナでオフィス用品の必需品となりつつある消毒スタンドも、コンパクトかつ機能性に優れた機器を導入することをおすすめします。
ハンディミストHMⅡは、非接触型のセンサー式消毒器です。小型なのでオフィスの出入り口に置くだけで、スタッフの感染防止対策に役立ちます。
個々で消毒用のウェットティッシュなどを用意する必要もなくなるので、デスク上を綺麗に保ちやすくなるでしょう。
ハンディミスト
※関連ページ:ハンディミストHMⅡ

快適な環境で仕事をするため

不要なものが多く、雑然としているオフィスでは、仕事に対するモチベーションが削がれてしまうこともあります。
無意識のうちに仕事に対する姿勢もいい加減なものになってしまっているかもしれません。
断捨離をして必要なものだけを残して整理整頓すれば、快適な環境のオフィス仕事ができるでしょう。
モチベーションが上がり、生産性の向上にもつながります。

セキュリティリスクを減らすため

不要になった書類やデータなどに顧客の個人情報などが含まれていることもあるでしょう。
不要な書類を処分してデータを削除することで、万が一情報流出などが起こった場合でもリスクを軽減できます。
書類やデータを管理するための、手間やコストも減らせるでしょう。

オフィスの断捨離のポイント

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断捨離をしてみようとして、中途半端になってしまった経験のある人も多いでしょう。
無計画で片付けようとしてもなかなか上手くいきません。コツを押さえた上で行うことが大切です。
では、オフィスで断捨離を行う際のポイントについて説明していきます。

保管するか廃棄するかの基準を決める

オフィスで断捨離をする際に、デスク周りに置いている使わない書類を、廃棄すべきかどうか迷うことが多いです。なかなか決められずに時間だけが過ぎていきます。
そこで、保管するか廃棄するかの基準をあらかじめ決めておくのがポイントです。書類なら会社であらかじめ保管期限を決めていることもあります。保管または廃棄を機械的に決められるので、迷って作業が停滞してしまうことはありません。

断捨離をした後も、保管期限が到来した書類はきちんと廃棄するようにすれば、書類が溜まってしまうことはないでしょう。
書類以外のものに関しても基準を決めて、それに則って断捨離するのが望ましいです。

使用頻度で分けて整理する

廃棄せずに保管しておくものの中にも、たびたび使用するものもあれば、たまにしか使用しないものもあるでしょう。仕事の効率を上げるには、整理整頓も大切です。
そのためには、使用頻度で分けてみましょう。例えば、「いつも必要なもの」「今必要なもの」「定期的に必要なもの」「必要になるかもしれないもの」などが挙げられます。
使用頻度の高いものは、すぐに取り出せるところへ保管しておきましょう。
普段使用しないものは出し入れする頻度が低いため、取り出しにくい場所でも問題ありません。ただし、保管場所は把握できるようにしておきましょう。

使用頻度の低い備品や消耗品は共用にする

使用頻度の低い備品や消耗品は、社員がそれぞれ持っているよりも、共用にするのがおすすめです。
そうすればデスクの上や引き出しの中のスペースが空き、備品や消耗品にかかるコストも削減できます。

おすすめアイテム:セパ パーソナルペーパーポケット

オフィスで大量に発生しがちな「古紙」を分別して効率的に資源ごみ回収するためのオフィス用品で、コンパクトなので各デスクの側面などに配置しやすく個々で古紙を分別しやすいのが特長です。
事務所の断捨離の効率化はもちろん、近年、注目が集まっているSDGsにも対応できるでしょう。
セパ パーソナルペーパーポケット
※商品ページ:セパ パーソナルペーパーポケット

PCのデータも断捨離

デスク周りに置いている形のあるものだけでなく、PCの中に保存しているデータも整理してみましょう。最近のPCはWordやEXCELなどのファイルを大量に保存しても、空き容量が足りなくなることはまずありません。
しかし、どのファイルをどこに保存しているか分からなくなることは多いです。
そのため、同じ種類のファイルは1箇所に集めて、種類ごとにフォルダ分けして整理しましょう。
また、デスクトップにあまりファイルを置きすぎないことが大切です。デスクトップ画面を綺麗にしておくと、気分もスッキリして仕事がはかどります。

業務の断捨離のポイント

業務の断捨離というのは、仕事の進め方などを見直して、不要なことをしないようにすることです。
業務の見直しにより削減した時間や労力は、本当に必要な仕事に回せるため、業務効率のアップにつながります。
業務の断捨離は物品やデータなどの断捨離よりも難しいですが、次のような点から省ける仕事がないかどうか確認していきましょう。

劣後順位を付けてみる

劣後順位というのは、仕事をする上で必要度の低い順番のことです。優先順位の逆だと捉えていいでしょう。
優先順位を付けることで今やるべき仕事が見えてきますが、劣後順位を付ければ逆に今はやらなくてもいい仕事が見えてきます。
劣後順位を付けづらいと感じる場合には、何のために行うのかという観点から考えてみましょう。
行う理由がはっきりしない仕事は、やらなくてもいい可能性が高いです。
また、その仕事をやるための理由を考える中で、さらに効率的な方法が見つかる場合もあります。

まとめて行える仕事がないかどうか検証

細々とした日常業務はまとめて行えるものも多いです。例えば、メールチェックなどは通知が来るたびに行うと、そのたびに仕事が中断されるでしょう。それまで行っていた作業に戻る際にどうしても時間をロスしてしまいます。これに対して、メールの確認や対応をする時間をあらかじめ決めておき、まとめて行えば仕事が中断されることはありません。
また、毎朝その日の予定を立てるのも仕事の効率を下げる原因になっていることが多いです。1週間単位でまとめて予定を立てることで、効率アップにつながります。毎朝すぐ仕事に取りかかれるのもメリットです。
ミーティングに関しても、短く何度も行うと、その都度業務が中断されて移動も必要になり、効率が良くありません。曜日を決めるなどしてできるだけまとめて行うことで、移動時間や準備にかかる時間を短縮できます。