Withコロナでフリーアドレスはオフィスづくりの定番に！失敗しない導入３ステップ
2021.06.02
業界コラム
2020年に大流行した新型コロナウイルス感染症の影響で、働き方はもちろん、オフィスのあり方そのものが大きく変わりました。
そのなかでも特に顕著だったのが、オフィス以外で仕事をする「テレワーク」の導入で、コロナ禍のなかでテレワークがしっかりと定着した企業も少なくありません。
そのような新しい環境に適したオフィスのカタチとして注目されているのが、決まったデスクを設けずに自由に席を選べる「フリーアドレス」です。
今回はWithコロナ時代における企業が抱えるオフィスの課題と、その解決につながるフリーアドレスのメリット。さらにフリーアドレスの導入のポイントについて解説します。
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なぜフリーアドレスの導入を検討する企業が増えているの？
テレワーク、時差出勤など、オフィス内の感染リスクを低減するために社員の出社率を下げるほか、オフィスのソーシャルディスタンスを確保するために、レイアウトの変更を検討する企業が増加しました。
その際、従来の固定席だと出社率の低い部署の空席の有効活用が難しく、また閑散とした印象を与えるといったデメリットに加え、感染防止ための適切な距離を保つことも難しいといった課題が浮き彫りになったのです。
さらに無線LANなどインフラ機器の整備、デスクトップパソコンからノートパソコンへの転換、サーバーなどのクラウド化といった環境の企業が増えたことも、フリーアドレスに注目が集まっている大きな要因の１つです。
以下でフリーアドレスのメリットを簡単にまとめたので、確認してみましょう。
■フリーアドレスを導入するメリット
・オフィスの省スペース化とコスト削減
・コミュニケーションの活性化
・オフィス環境の美化
・ペーパーレス化の促進
・組織、人数変更に柔軟に対応しやすくなる
・多様な働き方の促進
・感染症予防の効果的な施策を行いやすい
フリーアドレスを適切に導入・運用することができれば、今後、企業に求められる感染症対策はもちろん、政府が推し進める「働き方改革」にも対応しやすい環境が構築できます。
さらに社員のモチベーションアップや無駄な経費の削減、業務効率化など、多くの経営課題の解決にもつながります。
企業を取り巻くフリーアドレスの「必要性」と、より良い経営を実現するための「改革（ソリューション）」の手法の１つとして、フリーアドレスに注目が集まっているのです。
Withコロナ時代に対応するためのフリーアドレスの課題とは
企業に大きなメリットをもたらすフリーアドレスですが、その一方で導入・運用を誤ってしまうと、感染症対策も思ったような効果が上がらないケースがあります。社員の「集中力の低下」や「座席の固定化」、さらに「マネジメント機能の低下」といった生産性が下がってしまう事態に陥ってしまう恐れがあります。
加えて、Withコロナ時代に求められるオフィスのあり方として、従来のフリーアドレスだと「オフィス内で感染者が出た際の行動追跡が難しい」、「デスクやイスを共有すると感染拡大につながる」といったリスクもできるだけ最小化しなければなりません。
フリーアドレスを失敗しないための３ステップ
前述した課題を解決し、フリーアドレスをめぐるリスクを下げるためには、事前に運用体制などの「ソフト面」と導入する備品などの「ハード面」を十分に計画して情報を共有しなければなりません。
今回は、2019年度のフリーアドレスABW導入企業が全国の27.1%を占めるコクヨマーケティング株式会社の資料から、「座席設定率」と「座席運用」、「ツール」の導入手順とポイントについて紹介します。
いずれもWithコロナ時代における感染リスクの低減につながるので、ぜひチェックしてみてください。
※関連ページ：コクヨマーケティング株式会社「資料」
ステップ１：座席設定率
座席設定率とは、フリーアドレスの対象となる社員に対するオフィスの座席数の割合のことです。座席設定率から必要な座席数が明らかになるので、デスクやツールの適正な数、適したレイアウトなどの決定にもつながります。
■座席設定率の計算方法
フリーアドレス対象者数÷フリーアドレス席数×100＝座席設定率
■座席数の計算方法
フリーアドレス対象者×座席設定率＝フリーアドレス席数
例えば、フリーアドレスの対象者が100人の場合、フリーアドレスデスクを80席用意すると座席設定率は80％となります。逆に座席設定率から必要な座席数を求める場合は、100×80％で80席となります。
座席設定率を考えるポイントは、部署ごとに社員のテレワークの実施状況や外出の頻度に合わせて検討することです。
日中の外出や直行直帰が多い営業部などは座席設定率を低めに設定。オフィスでの仕事が基本の事務職は座席設定率を100％にするなど、実際の環境に合わせて設定することで座席数の過不足のない環境の構築につながります。
ステップ２：座席運用
フリーアドレスに必要な座席数が決まったら、次は運用形態について考えましょう。フリーアドレスにはエリアを限定しない「完全フリーアドレス」と定められた範囲内の席を選べる「グループアドレス」の２つに大別できます。
それぞれメリットと注意点がありますが、オフィスで感染者が発生した際に接触者を特定しやすいグループアドレスの方がスムーズに対処しやすいという利点があります。完全フリーアドレスを採用する場合、席の事前予約システムなどを導入するなど席を巡る人の動きを可視化・管理する必要があります。
■完全フリーアドレスの特徴
・所属部署以外のメンバーとの交流の活発化を図れる
・新しいアイデアが生まれやすくなる
・部署をまたいだプロジェクトを進めやすくなる
・必ずしも同部署のメンバーが隣り合うわけではないので、部署内連携が難しくなる可能性がある
・感染者の接触者の特定が遅れる可能性がある
■グループアドレスの特徴
・特定グループのコミュニケーションの活性化につながる
・部署内の連携強化につながる
・完全フリーアドレスよりもマネジメントしやすい環境
・完全フリーアドレスよりも感染者の特定が容易
感染対策と日々の運用の観点から、Withコロナ時代においては完全フリーアドレスは「社員数50名以下」。グループアドレスは「社員数50名以上」の企業を基準の１つに考えることをおすすめします。
ステップ３：ツール
フリーアドレスに必須ツールといえば「デスク」と「収納」。さらに感染症対策を万全にするための検温、二酸化炭素濃度のセンサーの設置も重要です。製品選びや配置のポイントについて紹介します。
■デスク・座席のポイント
・座席はソーシャルディスタンスを保つため「2m以上」を離す
・対面はなるべく避け、対角や横並びにする
・間隔を開けられない場合や座席を対面に配置場合は、アクリル板で仕切る
キャスター付きのデスクであれば、レイアウト変更が簡単になり、必要に応じて社員自身で行えるのでおすすめです。
■収納・ロッカーのポイント
・ペーパーレス化を促進するため、必要最低限の収納スペースとする
・感染拡大を防ぐため、パーソナルロッカーを導入する
・セキュリティ向上のため鍵やダイヤル式の施錠できるものを検討
Withコロナ時代では、多人数用のロッカーよりもパーソナルロッカーの方が感染リスクを低減できるためおすすめです。さらにパーソナルロッカーの収容量は目安は、通常ではノートパソコン＋ファイルボックス４個分。大容量用ではファイルボックス12個分となります。
■感染拡大防止ツール
フリーアドレスを導入すると、人の交流が増えるので感染拡大の水際対策やオフィスの管理を徹底する必要があります。
感染の疑いがある方をオフィスに入れないために活用されているのが「検温システム」です。例えば、テラモトが提供しているディスプレイ型検温器「TERAS ゲートキーパー」は、モニター部分に顔を映することで自動的に体温を測定。体温が高い場合は音声やエラー表示がされ、入室を拒否できます。
フリーアドレスのオフィスでは、特に取り回しが容易な「スタンドタイプ」の導入がおすすめです。
加えて、オフィスの換気状況などを把握するための二酸化炭素濃度の計測機器の導入も、職場でのクラスター発生の防止に役立ちます。
高精度CO2センサー 「eAir」は、オフィス内の二酸化炭素濃度を「低い」、「普通」、「やや高い」、「高い」の４段階でリアルタイム計測が可能。換気の適切なタイミングを逃しません。
これらの機器を導入することで、Withコロナ時代に求められる衛生環境と働きやすさを両立できるフリーアドレスの導入・運用につながります。
※関連ページ：非接触式体温検知カメラ
：CO2センサー
正しい導入手順で効果の高いフリーアドレスの実現を
Withコロナ時代にフリーアドレスが有用な理由と、導入を成功に欠かせない正しい手順について解説しました。
フリーアドレスは社員のモチベーションアップ、生産性の向上、感染症対策の強化とオフィスを幅広く改善できる可能性を秘めています。
テラモトでは感染拡大防止ツールである「TERAS ゲートキーパー」や高精度CO2センサー 「eAir」などを提供しています。Withコロナ時代のオフィスのあり方に課題を抱えておられる事業者の方は、ぜひテラモトにご相談ください。
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