整理整頓はビジネスの基本！新卒社員に教えるべきデスク周りの清掃のコツとおすすめアイテム
2022.04.06
商品紹介コラム
新しく入社してきた新入社員には、業務の進め方だけでなく企業の方針や部署ならではのやり方など、様々なことを教えなければいけません。もし、新入社員が大学を卒業したばかりの新卒社員なのであれば、ビジネスの基本から教えていく必要があるでしょう。
ビジネスの基本は社会人として重要なものばかりですが、オフィスで働くならばデスク周りの整理整頓は特に重要です。
ここではビジネスの基本である整理整頓について紹介していきます。整理整頓の必要性から具体的な清掃方法、おすすめの清掃アイテムまで網羅的に紹介しますので、ぜひご覧ください。
※おすすめ記事：会社が社内清掃を行う目的とメリットとは？定着させるルールをつくるための3つのポイント
整理整頓をする必要とは？
まずは改めて整理整頓を行う重要性から確認していきましょう。労働環境における整理整頓はどの職場・職種・企業であっても重要です。
厚生労働省の「職場安全サイト」でもその重要性は言及されています。そこでは従業員の健康と安全、生産性向上を目指すために「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」が必要とされています。
・整理：必要なものと不要なものを区分し、不要、不急なものを取り除くこと
・整頓：必要なものを、決められた場所に、決められた量だけ、いつでも使える状態に、容易に取り出せるようにしておくこと
・清掃：ゴミ、ほこり、かす、くずを取り除き、油や溶剤など隅々まできれいに清掃し、仕事をやりやすく、問題点が分かるようにすること
・清潔：職場や機械、用具などのゴミや汚れをきれいに取って清掃した状態を続けることと、そして作業者自身も身体、服装、身の回りを汚れの無い状態にしておくこと
・しつけ：決めたこと、教わったことを必ず守るように指導すること
このように、職場の整理整頓を行う必要性は様々な場所で言われています。では続いて職場の整理整頓を行うことでのメリットを具体的に確認していきましょう。
メリット①清潔な空気を維持
オフィスの机や棚にほこりがたまっている場合、オフィス内の空気に影響を与えます。喘息やアレルギー気味の人であれば、倦怠感や鼻炎、咳などの健康被害につながり、本人の業務効率を大きく低下させるでしょう。
たとえ健康な人であったとしても、ほこりっぽい空間から漂う不快な臭いは、集中力を低下させる原因となります。
メリット②清掃時間を短くする
普段から掃除をしていないと、いざ清掃しようにも清潔な状態に戻すには時間がかかります。ほこりは時間がたつとその箇所にこびりつき、取り除きづらくなります。また、清掃するために、ほこりが積もった箇所をひっくり返すと、空気中にほこりが舞ってしまうでしょう。
定期的に整理整頓と清掃を心がけることで、こういった事態に陥ることはなくなり、1回の清掃時間も短時間で済ませることが可能です。業務時間を清掃に当てないためにも、普段から清潔にしておくと良いでしょう。
メリット③相手に好印象を与えられる
日ごろから整理整頓を心がけ、清潔な状態を維持しておくと、商談相手やクライアントなどのビジネスパートナーから好印象を得ることができるでしょう。たとえ、相手にデスク周りを見られなかったとしても、普段から整理整頓と清潔な状態を意識することが重要です。
人は見た目や言動といった細かな部分を判断材料としています。そのため、整理整頓をこまめに行い、清潔な状態を保っているだけで、商談の成立や信頼構築などの具体的な仕事の成果につながるでしょう。
メリット④生産性向上に貢献する
書類や備品などが散らばった雑然としたデスクでは、注意力が散漫となり、集中力や思考力が低下します。また、必要な資料をすぐに取り出すことができず、それを探すために不要な時間をかけてしまいます。
その結果、業務上の生産性を低下させ、就業時間内に完了できる仕事量の減少、品質の悪化などの悪影響を引き起こすでしょう。ただの整理整頓、清掃と侮らず、デスク周りは常に適切に管理し、清潔な状態を保ちましょう。
具体的な清掃方法とは？デスク周りの清掃のコツを紹介
紹介してきたように、デスク周りを整理整頓し、清潔な状態に保つことで様々な恩恵を得ることができます。その中には成約率の上昇や生産性向上といった直接的な仕事の成果に直結するものも含まれています。
そのため、社会に出てきたばかりの新卒の社員にこそ、その重要性を教え、デスク周りを適切に管理するように指導していきましょう。
では続いて具体的な清掃方法を紹介していきます。現時点でデスク周りが煩雑になっている方も、ぜひ参考にしてください。
全ての書類を取り出す
既にデスク周りが書類で埋まり切っているという場合は、引き出しやキャビネット、収納棚など、収納スペースに入っている書類を全て取り出しましょう。
書類の中には必要なものから不必要なものまで含まれていますが、まずは全ての書類を把握することが重要です。
必要なものと不必要なものを仕分ける
その後、取り出した書類を「必要な書類」と「不必要な書類」に分類しましょう。また、必要な書類であっても、特別な事情がない限りは積極的に電子化してしまいましょう。
紙で保管している限りは整理整頓するにも限度があり、いつかは大掃除をする必要があります。
書類の電子化はデスク周りを整理整頓された状態に保つだけでなく、必要になった際もすぐに取り出せるようになります。
不必要な書類は捨てる
不必要な書類と分類されたものは、思い切って処分しましょう。ただし、請求書や明細書、レシートなど保管しなければならない書類は、処分しないよう注意が必要です。
また個人情報や外部に漏れてはいけない企業情報なども処分方法に気を付けましょう。
会社の規則に則り、シュレッダーにかける、業者に依頼するといった適切な廃棄をすれば問題ありません。最後に収納スペースに溜まっていたほこりを取り除けば完了です。
おすすめの清掃アイテムを紹介
デスク周りを適切に管理するには、不必要な書類の廃棄とほこりの除去を習慣づけることが重要です。
しかし、これらを実践しようにも、オフィス自体が清掃しづらい環境になっていては意味がありません。日ごろから清掃をするよう努めるには、オフィス全体で清掃しやすい環境に整えておくと良いでしょう。そのためにも清掃アイテムを取りそろえておくのがおすすめです。
テラモトではデスク周りの整理整頓に役立つ清掃アイテムを販売しています。その中でもおすすめのアイテムをいくつか紹介していきます。
ペダル式ゴミ箱
テラモトが販売しているペダル式ゴミ箱は、蓋が両サイドへ開くため高さを取らず、コンパクトに収めることが可能です。そのため、デスクの下や作業台の下など限られたスペースでも使用できます。
デスクからゴミ箱までの距離が遠ければ、不必要な書類を捨てるという行動を習慣づけるのは困難です。特に普段の忙しい業務の中では、後でまとめて捨てればよいという考えも浮かんでしまい、収納スペースに書類をため込んでしまうことも考えられます。
近くにゴミ箱があるだけで。意識せずとも不要な書類を捨てることができるため、デスク周りの整理整頓に貢献するでしょう。
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機密回収ボックス
廃棄する書類の中には、顧客の個人情報や自社のプロジェクトなど外部に漏れてはいけない情報が記載されたものもあるでしょう。そうした書類は外部の人の手に渡らないよう、シュレッダーにかけた後、処分するのがおすすめです。
しかし、書類の数が多くなるほど、一つ一つシュレッダーにかけるのは効率面で適していません。この場合はこちらの機密回収ボックスを使用してみましょう。
※関連商品：機密回収ボックス
機密回収ボックスには鍵が付いているため、回収した書類を第三者が盗むことはできません。回収した書類はまとめて廃棄業者に持ち込めば、外部の目に触れることなく不要な書類を処分できます。
普段の業務で重要な情報を扱う場合も、機密回収ボックスを利用すれば、安心して細目に書類を廃棄できるでしょう。
